为更好地为广大档案查阅利用者提供扎实有效的服务,充分发挥档案史料资政和服务社会的作用,现将《通化市档案馆档案查阅利用服务指南》公示如下:
一、提供查阅利用档案的范围
市档案馆保存的档案,根据相关规定,自档案形成之日起满30年的,分期分批地向社会开放利用。涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益以及其他到期不宜开放的档案,将延期开放,控制利用。
凡自档案形成之日起未满30年的党、政、群及其他组织的档案、资料,按国家有关规定提供利用。
二、档案的利用注意事项
1、档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录,利用者必须填写登记,并在指定的阅览室查阅利用档案。原则上档案不准外借,确因特殊情况需要借出的,须原单位出具借阅证明,并经档案馆领导批准,办理手续后方可借出。
2、利用者必须爱护档案,严禁折皱、污损、撕毁、划线、圈点、涂改档案及拆散案卷;利用者退还档案时,经接待人员检查、核对,确认档案数量无误、档案无破损后才能离开。
3、利用者摘抄、复制的档案,如不违反国家有关规定,可以在研究著述中引用档案内容,但须注明所引用档案材料的出处(即通化市档案馆名称)。除经本馆同意,利用者均不得以任何形式公布档案信息。
三、查阅利用档案所需凭证
(一)查阅开放档案
1、中国公民和组织,持有介绍信或者身份证等合法证明件,可以利用已开放的档案。
2. 外国人或者外国组织利用中国已开放的档案,须持中国有关主管部门开具介绍信以及本人身份证件等合法证明。
(二)查阅政府公开信息、图书资料
查阅政府公开信息、图书资料等,查阅人持本人身份证等合法证件按相关规定登记即可查阅。
(三)查阅未开放、控制档案
1、公民凭身份证等合法证明,可以查阅利用记载有关本人未开放的证明性档案。
2、公民、法人和其他组织利用未开放的档案,须持有关单位开具的证明材料及身份证等合法证明,具体要求如下:
(1)文书档案:单位因工作等需要的,查阅本单位的档案,需持本单位介绍信、工作证;查阅其他单位文书档案的须持立档单位的介绍信、本人工作证。个人因工作等需要的,须持立档单位的介绍信、本人身份证。其中,涉及会议记录、含秘密档案资料须有立档单位分管领导的批准证明。
(2)招工档案、知青档案、复退军人档案、死亡干部档案:单位因工作需要须持单位介绍信、工作证、本人身份证;亲属因编志、继承、公证等需要,须持当事人身份证、本人的身份证、亲属关系的合法证明,其中死亡干部档案还须持原单位开具的介绍信,鉴定表、检举类等材料一般不提供利用。
(3)其他业务档案:单位因工作等需要的,查阅本单位的档案持单位介绍信、工作证;查阅其他单位文书档案的须持立档单位的介绍信、本人工作证。个人因工作等需要的,须持立档单位的介绍信、本人身份证。
(四)查阅电子档案
查阅电子档案的手续与查阅纸质档案相同,由档案管理人员检索出档案后,在电脑上阅读,打印需要履行审批手续。
(五)其他
其他无相应法规、规章规定的,或特殊情况需查阅档案的,必须经局馆分管领导审批后方可办理查阅利用。
四、外地人员查阅利用档案应知事项
凡不在通化地区的查阅利用者,可通过电话、邮箱方式联系本局馆工作人员,工作人员可随时帮助查阅所需档案。如需我局馆开出证明文件的,档案使用人需通过电子邮箱传送本人和档案证明者身份证件复印件。本局馆工作人员可帮助邮寄证明文件,文件邮寄费用由利用者自付。
(局馆邮箱:th-da@163.com,联系电话:0435-5005171)